Per quasi ogni lavoro esiste un programma in abbonamento: per i clienti, le prenotazioni, il magazzino, i turni. Si parte in un giorno, si paga ogni mese, spesso per ogni persona che lo usa. Un gestionale costruito su misura costa di più all’inizio, e conviene in casi precisi: quando il tuo modo di lavorare non entra nelle caselle degli altri, quando i canoni si sommano per anni, o quando usi tre programmi che non si parlano e li tieni insieme con un foglio Excel.
Abbonamento o su misura: il conto negli anni.
Abbonamento, in tutto21.600 €
Su misura, in tutto22.000 €
Costa meno l’abbonamento, di400 €
con questi numeri il su misura si ripaga in poco più di 5 anni
I numeri di partenza sono un esempio, non un preventivo: 16.000 € è la base del nostro listino per gestionali ed e-commerce, il resto cambia da caso a caso. Prezzi IVA esclusa. Negli abbonamenti, spesso, moduli in più, spazio e assistenza si pagano a parte.
CRM, ERP e gestionale, in parole semplici
- CRM, customer relationship management: il programma dei clienti. Chi sono, cosa hanno chiesto, cosa hanno comprato, chi va richiamato e quando.
- ERP, enterprise resource planning: il programma di tutta l’azienda. Contabilità, acquisti, magazzino, produzione, personale.
- Gestionale: la parola italiana per il programma con cui si gestisce il lavoro di ogni giorno. Può essere un CRM, un pezzo di ERP, un sistema di prenotazioni, un’agenda dei lavori.
Quando l’abbonamento è la scelta giusta
- Il lavoro è uguale per tutti. La fatturazione elettronica, la contabilità, le buste paga: le regole sono le stesse per ogni azienda, cambiano spesso, e chi vende quei programmi le segue per te.
- Le persone sono poche, e lo saranno anche fra qualche anno.
- Serve subito. Un abbonamento si attiva oggi; un gestionale su misura richiede settimane.
- Il programma fa già quello che ti serve, senza dover cambiare il tuo modo di lavorare per adattarti a lui.
Quando conviene il su misura
- Il tuo modo di lavorare è il tuo vantaggio. Se per usare un programma standard devi rinunciare a quello che fai meglio degli altri, il programma ti costa più del canone.
- I canoni crescono con le persone. Molti abbonamenti si pagano per utente: con venti persone e cinque anni, il conto cambia molto. Prova il calcolo qui sopra con i tuoi numeri.
- I programmi non si parlano. Se i dati passano da un programma all’altro a mano, o attraverso un foglio Excel, ogni passaggio è tempo perso e un’occasione di errore.
- Ti serve dal telefono, in modo semplice, per chi lavora fuori dall’ufficio: lo raccontiamo in App o web app?
Un caso vero
Per Castello Livings Trento abbiamo costruito insieme il gestionale e il sito di prenotazione diretta. Nel gestionale si mettono i prezzi a calendario e si aprono e chiudono le date; sul sito gli ospiti prenotano e pagano online, con conferma immediata o su richiesta; le date si sincronizzano con Airbnb e Booking, così una notte venduta su un canale si chiude anche sugli altri. Molte di queste cose le fanno anche i programmi in abbonamento; qui servivano tutte insieme, nello stesso posto, e con il sito di prenotazione che porta il nome della struttura.
I dati sono tuoi?
È la domanda da fare prima di tutte le altre, in un caso e nell’altro:
- Dove stanno i dati? In quale paese, su quali server, con quali copie.
- Come li riporto fuori? In che formato, quando voglio, e per quanto tempo dopo la disdetta.
- Chi li tratta? Chi ti fornisce il programma tratta i dati dei tuoi clienti per conto tuo: per il Regolamento europeo sulla privacy è un responsabile del trattamento, e con lui serve un accordo scritto.
- Cosa succede se il prezzo cambia? Con un abbonamento il canone lo decide chi lo vende; con il su misura decidi tu, ma devi avere il codice e qualcuno che lo sappia far crescere.
La via di mezzo
Spesso la soluzione migliore è mescolare. I programmi standard per le cose standard, come la fatturazione e la contabilità; un gestionale su misura per il cuore del tuo lavoro, quello che ti distingue; e i collegamenti fra l’uno e gli altri, perché i dati si scrivano una volta sola.
Le domande per decidere
- Quante persone lo useranno oggi, e fra tre anni?
- Quali passaggi oggi si fanno a mano, o si copiano da un programma all’altro?
- Quali dati devono passare fra i programmi che usi già?
- Chi lo usa dal telefono, e dove: in ufficio, in cantiere, in macchina?
- Cosa faresti se l’abbonamento di oggi raddoppiasse il prezzo?
Se vuoi, le risposte le guardiamo insieme: un primo confronto è gratuito, e se l’abbonamento è la scelta giusta per te, te lo diciamo.
Domande frequenti
Quanto costa un gestionale su misura?
Dipende da cosa deve fare. Nel nostro listino e-commerce, web app e gestionali partono da 16.000 € + IVA; il preventivo definitivo lo scriviamo dopo aver visto come lavori, prima di cominciare.
Quanto tempo ci vuole per farlo?
Di solito settimane per una prima versione che si usa davvero, e mesi per un gestionale completo. Conviene partire dalle due o tre cose che fanno perdere più tempo oggi, metterle in mano alle persone e aggiungere il resto dopo.
Si può usare dal telefono?
Sì, se è costruito come una web app: si apre da un link, si aggiunge alla schermata Home e funziona su iPhone e Android. È il modo in cui costruiamo i nostri.
Si può collegare alla fatturazione elettronica?
Sì: il gestionale può preparare i dati e passarli al programma di fatturazione che usi già, che li manda al Sistema di interscambio. I collegamenti con programmi esterni sono una voce a parte del preventivo.
Cosa succede ai dati se smetto l’abbonamento?
Dipende dal contratto: di solito si possono esportare per un periodo, in fogli di calcolo o file simili, poi vengono cancellati. Prima di firmare, chiedi in che formato li puoi riavere e per quanto tempo.