La lista delle email è l’unico pubblico che è davvero tuo: nessun algoritmo decide chi vede i tuoi messaggi, e nessuno te la può spegnere. Ma in Italia le email promozionali si possono mandare solo a chi ha dato il consenso, con un’eccezione stretta per i clienti. Come si costruisce una lista in regola, e come si scrive perché le email vengano aperte.
Il doppio consenso, in quattro passi.
Si iscrive dal sito
Scrive la sua email e spunta lui la casella del consenso, che parte vuota. Accanto, il collegamento all’informativa.
Riceve una conferma
Gli arriva subito un’email: «Confermi di volerti iscrivere?». Finché non risponde, non è in lista.
Clicca e conferma
Ora è in lista, e tu hai la prova: chi, quando e da dove ha dato il consenso.
Può uscire quando vuole
In fondo a ogni email c’è il collegamento per disiscriversi, che funziona con un clic.
Si chiama anche doppio opt-in. I programmi per le newsletter lo fanno da soli: va solo acceso.
Le regole, dette semplici
In Italia la regola sta nell’articolo 130 del Codice privacy, il decreto legislativo 196 del 2003: per mandare comunicazioni promozionali con sistemi automatici, come email e SMS, serve prima il consenso di chi le riceve. Il consenso, come dice il Regolamento europeo sulla privacy, deve essere libero, specifico e informato, e deve poterlo dimostrare chi lo ha raccolto.
- La casella non si spunta da sola. Il Regolamento europeo lo dice in modo esplicito, al considerando 32: il silenzio, l’inattività o le caselle già spuntate non sono consenso.
- Un consenso per ogni scopo. Iscriversi alla newsletter è una cosa, accettare i termini di un acquisto è un’altra: non si mettono nella stessa spunta.
- Si esce con un clic. Ogni email deve permettere di disiscriversi in modo semplice e gratuito, e la richiesta va rispettata subito.
L’eccezione per i clienti
Il comma 4 dello stesso articolo permette di scrivere senza consenso a chi ti ha già comprato qualcosa, se valgono tutte queste condizioni insieme:
- l’indirizzo email te l’ha dato comprando un tuo prodotto o servizio;
- scrivi per prodotti o servizi simili a quello che ha comprato;
- lo hai avvisato al momento dell’acquisto, e lui non si è opposto;
- in ogni email gli ricordi che può dire di no, e il no è facile.
L’eccezione si interpreta in modo stretto. Chi si è solo registrato sul sito, ha chiesto un preventivo o ha scaricato qualcosa gratis non è un cliente: per scrivergli serve il consenso.
Quale programma usare
Le newsletter non si mandano dalla casella di tutti i giorni. Si usa un servizio fatto apposta, che gestisce iscrizioni, conferme, disiscrizioni e statistiche. I più usati in Italia sono Mailchimp, americano, Brevo, francese, e MailUp, italiano. Prima di scegliere, guarda:
- dove stanno i dati: un servizio con server in Europa semplifica l’informativa;
- il prezzo, che di solito cresce con il numero di iscritti o di email mandate;
- la lingua dell’assistenza, se ti serve aiuto in italiano;
- il doppio consenso e il registro di chi si è iscritto, quando e da dove.
Mai a tutti in copia. Mandare la stessa email a tanti indirizzi messi in «A» o in «Cc» vuol dire mostrare a ciascuno le email degli altri. È una violazione dei dati personali, e capita più spesso di quanto si pensi.
Arrivare nella posta in arrivo, non nello spam
Da febbraio 2024 Gmail e Yahoo chiedono regole precise a chi manda molte email ai loro utenti, più di cinquemila al giorno nel caso di Gmail: il dominio deve essere autenticato con i record SPF, DKIM e DMARC, le email promozionali devono permettere di disiscriversi con un clic, e le segnalazioni di spam devono restare sotto lo 0,3%.
Anche se spedisci molto meno, conviene seguirle: SPF, DKIM e DMARC dicono a chi riceve che l’email arriva davvero da te, e proteggono il tuo nome da chi prova a usarlo per truffare i tuoi clienti. Il servizio di newsletter ti dà i valori da inserire; si aggiungono una volta, nelle impostazioni del dominio.
Cosa scrivere, e quanto spesso
- Una cosa utile per email. Un’offerta, una novità, un consiglio che fa risparmiare tempo. Se le cose sono tre, le email sono tre.
- La frequenza promessa. Al momento dell’iscrizione di’ quanto spesso scriverai, e rispettalo.
- Da una persona. Un nome vero come mittente, e un oggetto che dice cosa c’è dentro.
- Pensata per il telefono. Molte email si leggono lì: testo breve, un solo pulsante, immagini leggere.
Il modulo sul sito
Il punto in cui la lista nasce è il modulo d’iscrizione. Per essere in regola e funzionare deve chiedere solo l’email, ed eventualmente il nome; dire chiaramente cosa riceverà chi si iscrive; avere la casella del consenso vuota e il collegamento all’informativa privacy; e mandare l’email di conferma. Va messo dove ha senso: in fondo agli articoli, nella pagina dei contatti, dopo un acquisto.
Sui siti che costruiamo il modulo si può collegare al servizio di newsletter che scegli, con il doppio consenso acceso. E l’informativa la scriviamo su quello che il sito fa davvero.
Domande frequenti
Posso mandare la newsletter ai miei clienti senza chiedere il consenso?
Sì, ma solo a certe condizioni: l’indirizzo te l’hanno dato comprando da te, scrivi per prodotti o servizi simili a quelli che hanno comprato, li hai avvisati al momento dell’acquisto e in ogni email possono opporsi con un clic. È la regola del comma 4 dell’articolo 130 del Codice privacy.
Il doppio opt-in è obbligatorio?
La legge non lo impone espressamente, ma chiede che il consenso si possa dimostrare. L’email di conferma, con il clic sul link, è il modo più semplice e solido di farlo, e impedisce che qualcuno iscriva un indirizzo che non è suo.
Posso comprare una lista di indirizzi email?
In pratica no. Il consenso deve essere stato dato a te, per quello scopo: una lista comprata quasi mai lo dimostra, e scrivere a quegli indirizzi espone a sanzioni e fa finire le tue email nello spam.
Posso mandare la newsletter dalla mia casella Gmail?
Meglio di no. Le caselle normali hanno limiti di invio, non gestiscono le disiscrizioni e con molti destinatari finiscono nello spam. E se metti gli indirizzi in «A» o in «Cc» mostri a tutti le email degli altri: è una violazione dei dati personali.
Quante email al mese conviene mandare?
Quelle che hai promesso al momento dell’iscrizione, e solo quando hai qualcosa di utile da dire. Una email al mese che viene aperta vale più di una alla settimana che fa disiscrivere.